Sin lugar a dudas, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta de trabajo imprescindible en miles de empresas. Se utiliza tanto para comunicarse de manera externa con clientes, socios y proveedores como de manera interna, para lanzar comunicaciones a la plantilla.

Según datos de la Asociación de Investigación de Medios de Comunicación (AIMC), a principios de este 2015 un 75,2% de los usuarios de Internet utilizaron el correo electrónico. Se trata del segundo servicio más utilizado por los internautas españoles, solo por detrás de la mensajería instantánea (88,1%), ya que millones de personas lo utilizan tanto en su ámbito profesional como en el personal.

En el trabajo, el correo electrónico aporta múltiples ventajas: rapidez a la hora de comunicar incluso aunque las personas se encuentren en países diferentes; ahorros en papel y en conversaciones telefónicas; posibilidad de enviar archivos en tiempo real y de incluir a múltiples destinatarios en la transmisión de un mensaje, etc.

Sin embargo, esta poderosa herramienta puede resultar poco efectiva si se utiliza incorrectamente. Monica Seeley, autora del libro Brilliant Mail, afirma que en los peores casos una persona puede llegar a dedicar el equivalente a 20 jornadas de trabajo si realiza una mala gestión del correo electrónico.

¿Cuáles son las claves para sacar el mayor partido del correo electrónico? Aunque no existen fórmulas magistrales, si existen unos hábitos que permiten optimizar el tiempo que cada persona dedica a la gestión del correo electrónico:

1. Evitar la sobrecarga de correos electrónicos

Con el paso del tiempo acaban llegando boletines de noticias, publicidad y otras comunicaciones que terminan por saturar la bandeja de entrada. Es preferible hacer limpieza de vez en cuando y darse de baja de aquellas comunicaciones que no se desee recibir más: de ese modo se ahorra tiempo y se disminuye el riesgo de que correos electrónicos importantes pasen inadvertidos.

2. No mezclar el correo profesional con fines personales

Utilizar el correo profesional con fines personales no es solo una práctica prohibida en la mayoría de las empresas, sino que también es una práctica poco efectiva, ya que satura la bandeja de entrada y dificulta la gestión del correo electrónico. Además aumenta el riesgo de que datos personales puedan ser compartidos por error dentro de la empresa.

3. Asignar unas horas para leer y responder a los emails

Consultar el correo electrónico cada cuarto de hora es una práctica desaconsejada. Es mejor asignar unas horas para leer y responder a los emails, sobre todo a primera hora de la mañana, medio día y hacia final de la jornada. Configurar unas alertas en el ordenador que avisen de los emails que van llegando permitirá al usuario estar pendiente si llega un correo electrónico urgente.

4. Establecer prioridades

Si los correos electrónicos pueden contestarse inmediatamente es mejor hacerlo en lugar de posponer la respuesta. Aquellos mensajes que no requieren de una respuesta meditada, pueden guardarse en una carpeta aparte, o pueden destacarse en un color diferente que permita distinguir qué emails están pendientes de responder e irlo haciendo en función de su prioridad.

5. Responder de forma directa y concisa

Es recomendable redactar los mensajes con frases cortas y directas, que expliquen claramente qué se quiere transmitir. Evitar las ambigüedades y las imprecisiones hará que descienda el número de correos electrónicos en la bandeja de entrada de aquellos usuarios que no entendieron el mensaje original.