29 mayo, 2017 Remica Servicios Energéticos

Reunión online: cómo afrontarla con éxito

La llegada de Internet ha modificado muchos aspectos de nuestro día a día. En el mundo laboral su irrupción ha acelerado algunos procesos, automatizado otros y sobre todo, ha puesto a disposición de los trabajadores múltiples herramientas digitales que abren un mundo infinito de posibilidades. Una de estas posibilidades es la de celebrar reuniones online.

En el contexto digital que nos movemos actualmente debemos conceder la misma importancia a las reuniones online que a las mantenidas de forma tradicional, cara a cara. Esto denota un gran respeto no solo por el trabajo ajeno, sino también por el propio. Por eso en este artículo vamos a hablar de cómo debemos afrontar una reunión online para que su resultado sea un éxito.

Prepara la reunión

Al ser online puede parecer que la reunión pierde formalismo y seriedad, pero nada más lejos de la realidad. Pantalla a pantalla debemos mantener el mismo rigor y compromiso que cuando el encuentro con nuestro interlocutor se produce en persona. Por eso, una parte fundamental para que nuestra reunión online sea un éxito se basa en su correcta planificación. Para poder trabajar en ello, lo primero que debemos hacer es fijar una fecha y hora para que tenga lugar dicha reunión. A partir de ese momento podremos ir preparando todos los detalles.

Lo primero y más esencial es contar con un dispositivo electrónico (ordenador, tablet, smartphone…) y  conexión a Internet lo suficientemente rápida como para poder conectarnos con nuestro interlocutor o interlocutores. Una vez tengamos esto habría que asegurarse de que el dispositivo tiene instalada la aplicación o programa con el que pensamos mantener la reunión online y hacer una prueba. Podemos hacerla con alguien de nuestro equipo para ir ganando seguridad en el manejo de las herramientas. Esta soltura será vital para evitar durante la reunión pronunciar frases  como “espera un momento que no sé cómo funciona esto” o “espera que no sé porque no te oigo” que ofrecen una imagen poco profesional.

Tras configurar nuestros equipos el siguiente paso es reservar una sala en la que realizar la reunión. Muchas veces no se presta atención a este aspecto y parece que cualquier lugar es bueno para una reunión online, pero contar con un lugar cómodo y libre de ruidos para mantener la reunión online es clave para el éxito de la misma. Esto no solo contribuirá a la imagen de profesionalidad que transmitamos de nosotros mismos, sino también del conjunto de la compañía.

Piensa un plan B

Cuando hablamos de reuniones online es recomendable contar con un plan b. Tener disponible otro dispositivo por si el principal falla, otra red de conexión a internet auxiliar e incluso un cargador de batería a mano puede salvarnos el día. Cualquier imprevisto digital por muy tonto que sea puede interferir de manera negativa en nuestro encuentro, por lo que es aconsejable tener controladas y preparadas varias soluciones ante los posibles problemas.

En el momento clave…

Justo antes de comenzar la reunión online comprueba que tanto los dispositivos como las conexiones funcionen de manera óptima. Minutos antes hay que cerciorarse de disponer del espacio reservado para hablar con tranquilidad y sin ser interrumpidos. También es muy importante que en el momento de la reunión cerremos todas las aplicaciones, ventanas emergentes o documentos que no vayamos a usar durante la misma para no distraernos e incluso para evitar confusiones.

Aplicaciones y herramientas

Actualmente en el mercado digital existen muchas aplicaciones y programas que nos permitirán mantener una reunión online.

Skype es una de las más comunes para conectar dispositivos android, mientras que si hablamos de Apple, FaceTime es la opción de videollamada predeterminada. Dependiendo de lo que queramos pagar por el servicio contaremos con unas u otras características en las diferentes aplicaciones de pago pero por ejemplo, compartir pantalla, documentos y videollamada múltiple son opciones que tanto Skype como FaceTime prestan de manera gratuita.

Beneficios de tener una reunión online eficiente

Una reunión bien organizada puede aportar resultados muy positivos a sus asistentes, pero una reunión desorganizada puede provocar todo lo contrario. Para eso, al igual que haríamos en  una reunión convencional conviene fijar desde un principio los objetivos que se pretende abordar en dicho encuentro y los resultados a los que se quiere llegar. De esta manera, al término de nuestra reunión online habremos obtenido unas conclusiones claras.

En resumen, con la celebración de las reuniones online la empresa obtiene tres beneficios principales:

  • Ahorro de tiempo: los trabajadores  no tienen que desplazarse para asistir a la reunión, ni cruzar la ciudad, ni perder tiempo en atascos y viajes.
  • Aumento de productividad laboral: Al reducir los tiempos, agilizar el contacto y facilitar la comunicación entre personas de todo el mundo se pueden lograr resultados de manera más eficiente.
  • Ahorro de costes: reduce los costes que tiene que asumir la empresa para las reuniones como las dietas o los viajes de los trabajadores que asisten a ellas.