La máxima work smarter, not harder (trabaja de manera más inteligente, no más dura) hace referencia a una realidad que comparten muchos profesionales: se pueden cumplir metas y objetivos profesionales simplemente dejando atrás hábitos poco eficientes y trabajando de una manera más efectiva.

Los trabajadores que se conocen bien a sí mismos y que son conscientes de cómo son sus procesos de trabajo son capaces de:

• Sacar el máximo partido de sus fortalezas profesionales
• Priorizar necesidades
• Pedir ayuda cuando es necesario
• Reducir las pérdidas de tiempo
• Trabajar de una manera ‘intencionada’, en lugar de trabajar sin planificación, reaccionando en función de las situaciones que se van presentando.

Cuanto más consciente es un profesional de cómo transcurre su rutina, y es capaz de gestionarla correctamente, mejor trabaja. Y es que los profesionales así son capaces de alcanzar sus metas en menos tiempo y, además, logran un mejor equilibrio entre su vida personal y el trabajo.

Primer paso: autoconocimiento

Aunque el 95% de las personas creen que disponen de un buen nivel de autoconocimiento, solo entre un 10 y un 15% de las personas poseen esta habilidad. Es una de las principales conclusiones de la investigación de tres años realizada por la Doctora Tasha Euric.

Esta psicóloga organizacional, coach, conferenciante y escritora ha trabajado con muchas de las compañías incluidas en la prestigiosa lista Fortune 500 como Microsoft, T-Mobile o Walmart, entre otras.

En su opinión, la mayoría de personas son muy malos jueces de sí mismas, lo que es una verdadera pena, porque el autoconocimiento puede ser una poderosa herramienta en el trabajo. Las personas que conocen aquello que les motiva y entienden el impacto que generan en otras personas que les rodean, son más efectivas.

Por su parte, para el blogger especialista en productividad David Torné, el autoconocimiento de cómo trabajamos y qué nos influye es, además, el primer paso para trabajar mejor.

Por ello, para mejorar por la capacidad de atención, concentración y retención en el trabajo, propone realizar un listado de las tareas semanales que permita aumentar el nivel de autoconocimiento sobre qué aspectos generan problemas.

Este ejercicio sirve como un modo de reflexión para terminar con las rutinas poco productivas que han terminado por enquistarse en la rutina del día a día.

Buenas prácticas

Tras la identificación de qué tareas o rutinas merman la productividad en el trabajo, es el momento de poner solución y optar por trabajar de otra manera. Algunas buenas prácticas al respecto que se pueden poner en marcha son:

Asignar un tiempo a cada tarea

Hacer listados de tareas y agrupar estas, para luego priorizar unas sobre otras, es una buena práctica. Sin embargo, este proceso no garantiza que las tareas tienen una duración adecuada, o que se puede terminar de cumplirlas al final del día.

Por ello, asignar a cada tarea el tiempo que conlleva completarla ayuda a tomar conciencia de cuánto porcentaje de la jornada laboral se está dedicando y ayuda a replantear los procesos y tareas de manera más eficiente.

Delegar de manera organizada

Para que los proyectos tengan éxito, es necesario delegar cuando existe un exceso de trabajo, y no se pueden cumplir con los compromisos fijados.

Para hacerlo de manera adecuada y ordenada, conviene explicar a la persona en que se va a delegar 1) qué se espera de esa tarea una vez finalizada y 2) cómo esa tarea encaja dentro del conjunto del proyecto en el que se está trabajando.

Para ayudarle a completar su tarea con éxito, deben quedar claros aspectos fundamentales: fecha límite, formato en que debe trabajar, a quién se dirige esa tarea, qué presupuesto y recursos puede utilizar, etc.

Cuidado con los ladrones del tiempo: el email y servicios de mensajería

Las aplicaciones de mensajería y el emailing han cambiado profundamente la rutina de los trabajadores que, cada día, responden a varios mensajes a la vez, lo que provoca que continuamente estén saltando de una tarea a otra.  Y cuando quieren volver a la tarea inicial, les lleva un tiempo en volver a concentrarse en lo que estaban haciendo.

Este tipo de situaciones ofrece la falsa sensación de haber trabajado duro cuando, en realidad, suele suceder que el flujo constante de mensajes desconcentra a las personas y resta productividad al trabajo realizado.

Para tratar de contrarrestar este tipo de situaciones, una buena técnica es tratar de planificar, en las tareas de la semana, el tiempo en el que se dedicará a responder a esos mensajes, separando los prioritarios de los que se pueden atender con posterioridad.

Aprovechar los recursos disponibles

¿Por qué trabajar desde cero si existen recursos que se pueden aprovechar? Así, por ejemplo, si es posible adaptar el material utilizado en otros proyectos para utilizarlo en la tara actual es una buena práctica que ahorra tiempo y recursos.

Dejarse notas a uno mismo

Por muchas precauciones que se tomen, lo cierto es que las interrupciones y las urgencias no se pueden planificar.

Para que, después de atender esas urgencias, se pueda volver a realizar la tarea que estábamos haciendo sin necesidad de hacer memoria, un gesto simple como dejarse una nota puede servir de gran ayuda.